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Plano de mesas de boda: cómo hacer el seating plan

El plano de mesas es lo último que se hace y lo que más discusiones provoca. Esta guía tiene los cálculos, las decisiones que nadie te avisa que vas a tener que tomar, y qué hacer el mismo día para que nadie ande perdido buscando su sitio.

Los cálculos, antes del dibujo

Casi todo el mundo empieza a dibujar mesas antes de saber cuántas caben en el salón. Hazlo al revés. Hay tres números que mandan, y ninguno es el número de invitados.

1. Lo que aguanta el espacio

Pregunta al espacio cuál es el aforo sentado del salón que os van a dar, no el aforo del edificio. Son cosas distintas y el segundo siempre es mayor. Pregunta también si ese número ya cuenta con la pista de baile y con la mesa de la tarta, porque muchas veces no.

2. Cuántos sitios por mesa

El tamaño de la mesa no es cuestión de gusto, es de conversación. En una mesa redonda de diez, una persona consigue hablar con cuatro. En una de doce, con tres, y se pasa la noche gritando al otro lado.

3. El margen que nadie deja

No llenes las mesas hasta el último sitio. Van a aparecer confirmaciones tardías, acompañantes que nadie había previsto y cambios de última hora. Dejar de dos a cuatro sitios libres en total evita tener que rehacer el plano entero la semana de la boda.

Las decisiones que nadie te avisa

Mesa de los novios: ¿vosotros solos o con los padres?

Hay tres caminos y ninguno es equivocado. Mesa solo para los dos, que da fotografías bonitas y una noche más tranquila. Mesa con los testigos, que es la más animada. Mesa con las dos familias, que es la más diplomática y la que más cuidado exige si hay divorcios de por medio.

Decidid esto primero. Es la mesa que condiciona todas las demás, porque define dónde se sientan los padres y, a partir de ahí, dónde se sienta cada familia.

A quién separar

Todo el mundo sabe quiénes son. Lo que mucha gente no hace es escribir la lista antes de empezar a arrastrar nombres. Haz dos listas cortas, "estos tienen que ir juntos" y "estos no pueden ir en la misma mesa", y solo después monta las mesas. Al revés, descubres el conflicto cuando ya lo tienes todo hecho.

Los niños

Dos escuelas. Mesa de los niños aparte, que solo funciona si son cinco o más y tienen edades parecidas, y sale mejor con alguien que los cuide. O niños al lado de los padres, que es lo que funciona por debajo de los cinco años. Un niño solo en una mesa de adultos es la receta para que los padres coman por turnos.

Quien viene solo

Nadie debería quedarse en una mesa donde no conoce a una sola persona. Si tienes invitados que vienen solos, agrúpalos con gente de edad y conversación parecidas, y diles antes con quién van a estar. Un mensaje la víspera resuelve una noche entera de incomodidad.

El plano es del salón, no solo de las mesas

Un mapa con mesas sueltas en un rectángulo blanco no te sirve de nada el día de la boda. Lo que necesitas marcar es lo que ya está ahí y no se mueve:

• Las puertas y por dónde entran los invitados
• La pista de baile, porque quien esté pegado a ella no va a poder conversar después de medianoche
• La barra y la puerta de la cocina, por el ruido y por la circulación
• Los baños, y el camino hasta ellos
• La mesa de la tarta y el sitio de los discursos, para que nadie quede de espaldas

Regla práctica que ahorra quejas: los abuelos y quien tenga movilidad reducida van lejos de los altavoces y cerca de la puerta. Los amigos que van a bailar toda la noche van junto a la pista. Estas dos decisiones resuelven la mitad de las reclamaciones del día siguiente.

El día: cómo encuentra cada uno su sitio

Tienes tres opciones, y puedes usar más de una.

• Cartel de entrada con los nombres por orden alfabético y el número de mesa. Nunca por mesa, siempre por nombre, si no se forma cola.
• Marcasitios en cada puesto. Obligatorio si has asignado sitios concretos y no solo mesas.
• Página en el móvil: un código QR en la entrada, el invitado escribe su nombre y ve la mesa. No hace cola, no se estropea con el viento, y los cambios de última hora aparecen al momento.

Los errores que se repiten

• Hacer el plano antes de cerrar las confirmaciones. Lo vas a hacer dos veces. Espera a los RSVP y usa el tiempo para las listas de juntar y separar.
• Llenar todas las mesas. Sin margen, una confirmación tardía obliga a tocar tres mesas.
• Asignar solo mesa y no pensar en el sitio. En mesas alargadas, quien queda en la punta queda aislado.
• Guardar el plano en un archivo solo tuyo. El día de la boda, quien lo necesita es el espacio, el catering y quien esté en la entrada.
• No contar a los proveedores. Fotógrafo, vídeo y grupo muchas veces cenan. Pregunta al espacio si ocupan sitio en el salón.

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